RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Introduction

Industries 3R s’engage à protéger la confidentialité et sécurité des renseignements personnels que lui communiquent différentes parties intéressées dans le cadre de ses activités quotidiennes. Les parties intéressées comprennent, sans s’y limiter, les employés, les membres du conseil d’administration, les stagiaires.

La présente politique précise l’engagement d’Industries 3R à l’égard de la protection des renseignements personnels et l’approche qu’il entend respecter. Elle se fonde sur cinq grandes étapes universelles reconnus qui servent de règles de base.

Soit : la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction de renseignements personnels. Ces principes sont inscrits dans la loi fédérale concernant les renseignements personnels.

Définition

Par renseignement personnel, s’entend toute information pouvant servir à distinguer, à identifier ou à joindre une personne en particulier, notamment :

Nom, sexe, adresse, race, origine ethnique, papiers d’identité, opinions ou croyances, date de naissance, numéro d’assurance social ou coordonnées bancaires.

Cette définition ne s’applique pas aux renseignements à caractère commercial ni à ceux qui sont considérés du domaine public tels les noms, titre de poste occupé, adresses et numéros de téléphone ou cellulaire personnel publiés dans les annuaires téléphoniques de l’entreprise.

La collecte

(Détermination des renseignements personnels nécessaires en fonction des finalités)

Industries 3R peut recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités, principalement pour l’ouverture de dossier d’employé. Nous pouvons avoir besoin de divers renseignements y compris :

• des renseignements d’identité, comme un nom ou un prénom;
• des coordonnées d’une personne contact en cas d’urgence (avec l’approbation de celle-ci), comme un nom, une adresse, une adresse électronique et un numéro de téléphone;
• des coordonnées bancaires pour le dépôt de salaire, une date de naissance, un numéro d’assurance social
• des renseignements relatifs aux préférences de communication, de même que des renseignements connexes comme des préférences alimentaires,
• des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel
• des données d’identification et d’autres données de vérification des antécédents, comme une copie d’un permis de conduire, d’un passeport ou d’une facture d’un service public, une preuve de propriété véritable ou d’un casier judiciaire.

Nous recueillons les renseignements personnels en personne, par téléphone ou par courriel le cas échéant. Tout renseignements personnels fournis pour Industries 3R doit être consenti par le candidat / employé.

L’utilisation

Industries 3R n’utilise pas les renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que l’intéressé y consente ou que la loi ne l’exige.

Industries 3R collecte des renseignements personnels exclusivement à des fins de recrutement, d’embauche et les utilisent tout au long de la durée d’emploi chez Industries 3R. La collecte d’information nous permet de traiter des demandes d’emploi, d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste et tout autre besoin relative au bon traitement de la paie et RH. La limitation d’accès à l’information est gérée par la responsable de la protection des renseignements personnels.

La communication

Nous pouvons, avec votre consentement, communiquer vos renseignements personnels avec l’un ou l’autre de nos prestataires de services ainsi qu’a nos partenaires tel que la compagnie d’assurance collective, la mutuelle de prévention (Prévigesst), la CNESST ou le syndicat des travailleurs TUAC Local 501.

Nous pouvons également les communiquer pour répondre à une obligation légale ou pour faire valoir nos droits.

Toute demande de communication devra être adressé à la responsable de la protection des renseignements personnels,

La conservation

Industries 3R protégera les renseignements personnels en sa possession par des mesures correspondant à leur degré de sensibilité.

Le respect de la confidentialité des renseignements personnels fait partie des conditions d’emploi que doivent respecter tous les employés.

La responsable de la protection des renseignements personnels met en œuvre des mesures adéquates pour protéger les renseignements personnels en leur possession (sans égard à la forme sous laquelle ils sont conservés) contre la perte, le vol, la consultation, la communication, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction non autorisées.

Ces mesures de protection peuvent comprendre des mesures matérielles (verrouillage des portes et classeurs); administratives (formation des employés, limitation de l’accès et habilitation de sécurité); et techniques (mots de passe, logiciels antivirus).

Les renseignements personnels des employés sont stockés dans notre serveur informatique sécurisé tout au long de leurs années de service avec Industries 3R et ensuite pour une période de 7 ans suivant l’inactivité de l’employé. Une copie papier est classé au dossier de l’employé dans un classeur fermé et un bureau barré.

Plaintes

Toute personne peut déposer une plainte invoquant le non-respect des principes énoncés dans la présente politique.

Les employés d’Industries 3R transmettront sans délai toute demande, préoccupation ou plainte concernant la gestion des renseignements personnels au responsable de ceux-ci. Suite à une plainte, la responsable de la protection des renseignements personnels communiquera avec le plaignant afin de régler la situation.

Responsable

Caroline Boucher
Directrice des ressources humaine
Responsable de la protection des renseignements personnels
Téléphone: (819) 839-2793, poste227

Création : 21 mars 2023
La direction